Kapitel 3.2

Organisationsprofil

Verein

Dem Verein gehören 46 ordentliche Mitglieder an. Es gibt keine Fördermitglieder. Unsere Mitgliederversammlung fand am 11.10.2023 erneut hybrid statt. Auf der Mitgliederversammlung wurden folgende Beschlüsse gefasst: Die Feststellung und das Einstellen des Jahresergebnisses; die Entlastung von Vorstand, Kassenwartin und Geschäftsführung; die Wahl der Vereinsmitglieder Maria Reimer und Leonard Wolf als Kassenprüfer:innen; die Bestätigung der Solidaris GmbH für die Durchführung der Wirtschaftsprüfung des Geschäftsjahres 2023.

Mitglieder des Vorstands
Vorsitz	Kristina Klein
Kassenwartin	Gabriele C. Klug
Beisitzer:innen	Daniel Dietrich (bis 11.10.2023), Lea Gimpel, Dr. Stefan Heumann, Felix Reda

Personal

Geschäftsführerin ist weiterhin Dr. Henriette Litta (seit 2020). Das Team ist in diesem Jahr gewachsen und zählt nun 41 Personen (Vorjahr: 34). Im GF-Bereich haben wir den Bereich Buchhaltung etwas aufgestockt. Bei FragDenStaat kamen 2023 eine Journalistin, eine Campaignerin, eine Person für die Öffentlichkeitsarbeit sowie ein Systemadministrator neu ins Team. Bei Jugend hackt kam im Mai eine Projektmanagerin für die Koordination des Sommercamps dazu. Beim Prototype Fund wurden zwei Stellen aufgrund von Weggängen nachbesetzt (Begleitforschung, Öffentlichkeitsarbeit).

Die Lohnstruktur der OKF lehnt sich an den aktuell gültigen Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder an. Die Geschäftsführung verdiente 2023 5.593,59 Euro (E14/S4); alle Projektleitungen verdienten bei Vollzeitstellen 4.748,54 Euro (E13/S3). Im Berichtsjahr fand ein Review unserer Gehaltsstruktur statt. Ziel des Reviews war, alle bestehenden Regeln vollständig und transparent für alle zusammenzuführen. Neben kleinen Korrekturen führten wir auch neue Stufenwechsel ein, um Gehaltsanpassungen für Teammitglieder zu ermöglichen. Mit der neuen Übersicht unserer Gehaltsstruktur wollen wir unserem Anspruch gerecht werden, auch bei den Gehältern fair und transparent zu agieren. Seit 2023 erfassen wir zudem den unbereinigten Gender Pay Gap (2,7%).

Organisationsentwicklung

Im Juni 2023 haben wir als OKF eine ➠Whistleblowing Policy eingeführt, mit der wir uns zum Schutz von Menschen verpflichten, die erhebliches Fehlverhalten in unserer Organisation melden. Wir haben mit anderen NGOs (unter anderem Gesellschaft für Freiheitsrechte, LobbyControl, Transparency Deutschland) eine gemeinsame Meldestelle eingerichtet, an die Whistleblower:innen sich wenden können. In der Meldestelle arbeiten unabhängige Jurist:innen, die der Whistleblowing-Meldung nachgehen. Zusätzlich zur Whistleblowing Policy auf unserer Webseite haben wir für den internen Gebrauch in Team und Board eine detaillierte Verfahrensordnung ausgearbeitet, die beschreibt, wie Whistleblower:innen eine Meldung über erhebliches Fehlverhalten in der OKF machen können und wie die Meldung dann weiterbearbeitet wird.

Eine Arbeitsgruppe konstituierte sich, um die Konzeption einer mehrjährigen Diversity, Equity & Inclusion-Strategie sowie konkrete Umsetzung von Maßnahmen zu besprechen. Eine kleine Gruppe an BPoC-Mitarbeiter:innen (BPoC = Black and People of Color) fand sich im Sommer durch Initiative aus den eigenen Reihen zusammen. Diese BPoC-Gruppe agierte wie eine Employee Ressource Group: Eine Employee Ressource Group besteht aus Mitarbeiter:innen in einer Organisation, die alle ein Merkmal teilen, aufgrund dessen sie systemische gesellschaftliche Diskriminierung erfahren. Eine solche Gruppe einzurichten bzw. deren Einrichtung zu fördern wird von DEI-Expert:innen empfohlen. (Quellen: Demanding More, Sheree Atchinson, 2021; Inclusion on Purpose, Ruchika Tulshyan, 2022). Vorschläge für Maßnahmen, die unsere BPoC-Gruppe betrafen, kamen aus der Gruppe selbst, und wurden mit Unterstützung der Organisationsentwicklerin geplant. Im Jahr 2023 lag unser Fokus auf der Etablierung und dem Zusammenfinden der BPoC-Gruppe und dem Empowerment ihrer Mitglieder. Es gab eine gemeinsame Aktivität für Teambuilding in Form des BPoC-Retreats im September. Ebenfalls im September organisierten wir eine dekoloniale Stadtführung im Afrikanischen Viertel in Berlin-Wedding zur deutsch-afrikanischen Kolonialgeschichte. Die Stadtführung war für das gesamte Team offen als Teil der regulären Arbeitszeit. Die Arbeit der vorangehenden Monate nahm im Herbst Form an in einem DEI-Leitbild für die OKF, das im November offiziell beschlossen und eingeführt wurde. Darin formulieren wir drei strategische Handlungsfelder, die unsere DEI-Arbeit der nächsten Jahre prägen sollen:

1. Wir wollen uns über Diskriminierung und unsere eigenen Privilegien weiterbilden.
2. Wir wollen von Diskriminierung betroffene Personen empowern und Hürden abbauen.
3. Wir wollen dafür sorgen, dass unser Team und Board vielfältiger und inklusiver wird.

Eine der Aufgaben unseres Vorstands ist es, die Arbeit der Geschäftsführung zu evaluieren. In der ersten Jahreshälfte entwickelten wir mit Input aus dem Team Kriterien und Instrumente für die Aufgabenerfüllungsmessung der Geschäftsführerin. Der Vorstand entwickelte daraus seine Evaluation.

Uns erreichen oft Anfragen für neue Projekte, die von Auftraggeber:innen und Kooperationspartner:innen gleichermaßen an uns gestellt werden. Das Potenzial solcher Anfragen einzuschätzen, kostet Geschäftsführung und Projektleitungen viel Zeit. Im August entwickelten wir drei Tools zur Risikoanalyse bei der Anbahnung neuer Projekte, die den Entscheidungsprozess vereinfachen sollen.

Gerade in aktivistischer Arbeit, für die man brennt, brennt man auch schnell aus. Hier versuchen wir als Organisation, vorzusorgen und unserem Team eine gute Struktur zu bieten. Im April veranstalteten wir für Team und Board eine halbtägige Fortbildung zu Mental Health. Im Workshop erhielten wir mehr Wissen zu den im Arbeitskontext am häufigsten auftretenden psychischen Belastungen und Erkrankungen und wie man sie erkennt. Im Mai führten wir eine Sabbatical Policy ein; eine Regelung für befristete Auszeit für alle, die seit zwei oder mehr Jahren bei der OKF angestellt sind. Im Juni fassten wir auf Initiative des Personalzirkels alle Leistungen für Arbeitnehmer:innen der OKF in einer Übersicht zusammen. Diese Übersicht ist seither Teil des Onboardings.

Im Juli war wieder unser beliebtes Teamretreat im Stechlin Institut in Brandenburg. In zwei Tagen besprachen wir strategische, organisationsübergreifende Themen. Der Kommunikationszirkel bereitete einen Workshop zu Vision und Kommunikationsstrategie der OKF vor. Unser Admin stelle die IT-Sicherheitsrichtlinie vor und beantwortete technische und andere Fragen dazu aus dem Team. An Tag zwei gab es eine Session zu Methoden der Entscheidungsfindung, ein entsprechendes Tool steht dem Team seither zur Verfügung. Zusätzlich gab es drei Monate nach der Fortbildung auch ein Follow up zum Thema Mental Health und wie wir schützende Maßnahmen bei uns umsetzen können.

Die Konferenz Global Gathering vom TeamCommunity, ehemals Freedom of Information Festival, fand im September 2023 in Estoril statt und OKF-Mitarbeitende waren vor Ort dabei. Die dreitägige Konferenz in Portugal brachte Aktivist:innen im digitalen Bereich aus aller Welt zusammen. Für die OKF holten wir uns neue Impulse für Organizational Health und Personalentwicklung ein.

Im Sommer 2023 haben wir angefangen, die Ausstattung unserer Büroräume zu modernisieren. 9 Jahre nach unserem Einzug in die Singerstraße und nach dem Ende der Coronazeit wollten wir das Büro an die Ansprüche und Wünsche der Teammitglieder anpassen. Unser Büro soll einladen zum gemeinsamen Arbeiten, zum Austausch und zur Kreativität. Verbesserungen beim Arbeitsschutz und höhere Funktionalität standen bei der Planung im Zentrum. Bis Jahresende erarbeiteten wir detaillierte Einkaufslisten, erledigten mehrere kleine und eine große Möbelbestellung. Den Löwenanteil unserer Büroverschönerung werden wir im Jahr 2024 umsetzen.

Ein weiteres Highlight kam zum Jahresende: Im Dezember 2023 gab es endlich wieder eine große OKF-Weihnachtsfeier bei uns im Büro - die erste seit 2019. Mit Bällebad, Karaoke und Dancefloor feierten wir mit 100 geladenen Gästen den Jahresausklang.